如何对账与结账

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如何对账与结账

如何对账与结账
如何对账
在日常会计工作中，难免会发生各种差错或账实不符的情况。为了保证会计记录的正确性，就有必要进行对账工作。

所谓“对账”，简单地讲就是核对账目，具体讲就是定期运用各种账簿记录进行核对，做到账证相符、账账相符、账实相符和账表相符，以保证账簿记录的真实性和正确性，保证会计报表数据的真实可靠。

根据《会计法》的规定，账目核对要做到账实相符、账证相符、账账相符。也就是说，对账的主要内容包括账证核对、账账核对、账实核对三个方面。

 

（一）账证核对

账证核对是指将各种账簿记录（总分类账、明细分类账以及现金和银行存款日记账）与会计凭证（记账凭证和所有附加的原始凭证）相核对。

账证核对主要是在日常编制凭证和记账过程中进行。必要时，也可以采用抽查核对和目标核对的方法进行。月终通常要对账簿记录和会计凭证进行核对，以发现错误之处，并进行更正，这也是保证账账、账实相符的基础。

账证核对的重点是凭证所记载的业务内容、数量、金额和会计科目是否与账簿中的记录一致。若发现差错，应重新对账簿记录和会计凭证进行复核，直到查出错误的原因为止，以保证账证相符。

（二）账账核对

账账核对是对各种账簿之间的有关记录进行核对，以做到账账相符。

 

（三）账实核对

账实核对是对各种财产物资的实有数、款项等与账面余额进行核对。账实核对一般是通过财产清查进行的。

 

如何结账
为了总结一定时期内（如月份、季度、年度）的经济活动情况，企业必须按月、季、年进行结账，为编制会计报表做准备。

（一）结账的内容和程序

所谓结账，就是指把一定时期（月份、季度、年度）内所发生的全部经济业务登记入账的基础上，按照规定的方法对该期内的账簿记录进行小结，结算出本期发生额合计和余额，并将余额结转下期或者转入新账（期末余额结转到下期即为下期期初余额）。

简单地说，结账就是结清账目，即把一定时期内发生的全部经济业务结算清楚，将各账户借方发生额和贷方发生额进行合计，分别得出借方、贷方的期末余额，最后划红线作结。

根据会计分期不同，结账工作可以在月末、季末、年末进行，但不能为了减少本期的工作量而提前结账，也不能将本期的会计业务推迟到下期或编制报表之后再进行结账。

通过结账，有利于企业管理者定期总结生产经营情况，对不同会计期间的数据资料进行比较分析，以便发现问题，采取措施及时解决；同时，也有利于编制报表，提供报表所需的数据资料，满足与企业有利益关系的投资者、债权人做出正确的投资决策和国家进行宏观调控的要求。另外，企业因撤销、合并而办理账务交接时，也需要办理结账手续。

 

图：结账的基本程序

二、结账的方法

结账分为日结、月结、季结和年结四种，一般采用划线结账法，就是在结账的会计期间的最后一笔记录之下，结出本会计期间内的本期发生额和期末余额，并通栏划单红线（月结或季结）或双红线（年结），表示会计期间账簿记录已经结束。若无余额的，可在“借或贷”栏内注明“平”字，并且在“余额”栏内注明“”符号（即在0上划一横）。

1、日结

现金、银行存款日记账应做到“日清月结”，即既要按日结出余额，也要按月结出余额。

“日结”一般自然进行，既可逐笔结计余额，也可每隔五笔结一次余额。每日的最后一笔应自然结出当日余额，不必另起一行。有的会计人员在“日结”时，总是另起一行，摘要栏内红字居中书写“本日合计”（只有摘要栏用红字，金额栏不用红字，下同），同时结出本日收入合计、支出合计及结存余额。这样做当然可行，只是一个月内要另起一行写出二十几个“本日合计”，既占篇幅，又没必要。

 

 

2、月结

“月结”，就是在本月最后一笔记录下面划一条通栏单红线，表示本月结束；然后在下一行的摘要栏中用红字居中书写“本月合计”或“×月合计”，同时在该行结出本月发生额合计及余额；如果没有余额，就在借、贷栏内写“平”字，余额栏内写“0”或 “”；最后，在“本月合计”行下面再划一条通栏红线，表示完成月结工作，以便与下月份发生额划分清楚。有些账户当月未发生经济业务的，可不进行月结。

 

对不需要按月结计本期发生额的账户，如各项应收应付款明细账和各项财产物资明细账等，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。也就是说，月末余额就是本月最后一笔经济业务记录的同一行内余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，不需要再结计一次余额。

 

 

需要结计本年累计发生额的某些明细账户，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在本月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下面通栏划双红线。

 

3、季结

季结，就是在每季末进行的结账。季结时，先在本季末最后一个月的月结“红线”下，算出本季三个月借方发生额的合计数和贷方发生额的合计数及本季的期末余额，记录在红线下面的“借”、“贷”、“余”三栏内（如无余额，应在“借或贷”栏内写上“平”字，在“余额”栏内写“”），并在“摘要”栏内注明“本季合计”字样，然后再划一条通栏红线，以表示本季经济业务全部结清。

 

4、年结

年结，就是每年末进行的结账。年结时，先在第12月份月结或第四季度季结的单红线下，加计全年的借方和贷方发生额的合计数，算出全年的期末余额，并记录在红线下面的“借”、“贷”、 “余”三栏内（如无余额，应在“借或贷”栏内写上“平”字，在“余额”栏内写“”），并在“摘要”栏内注明“本年合计”字样，然后在下面划两条通栏红线。如有年末余额，则在“本年累计”下面一行，写上“结转下年”。

 

如何进行财产清查
财产清查是账实核对的一个重要方法。所谓财产清查，实质上就是对财产进行的盘点，就是通过对企业的财产（包括各种财产物资、货币资金、各种往来款项）进行实地盘点或核对，以查明其实有数和账面数是否相符的一种专门方法。

账实相符是保证会计资料真实的客观要求，只有真实的可靠的会计信息，才能使会计核算真正起作用。然而，在实际工作中，由于很多原因，账簿的记录经常会发生错误，比如财产物资的自然损耗、自然灾害的非常损失、计量器的失灵等；收发错误、不法分子的营私舞弊和贪污盗窃、会计凭证或会计账簿的漏记、重记、错记或计算错误等。

因此，企业必须定期或不定期地对财产进行清查，以保证会计资料的真实可靠，提高会计资料的质量，促使企业改善经营管理，保证各项财产的安全完整。

（一）财产清查的种类

实务中，企业经常会组织各种不同的财产清查活动。根据不同的标准，可以给予不同的分类。

 

1、按清查范围分类

按财产清查的对象和范围，财产清查可以分为全面清查和局部清查。

（1）全面清查

所谓全面清查，就是对企业所有的财产进行全面、彻底地实地盘点与核对。由于全面清查范围广，内容多，时间长，参与人员多，工作量大，所以，一般只有在特定的几种情况下才需要进行全面清查。

 

（2）局部清查

所谓局部清查，是根据管理需要或依据有关规定对企业部分财产进行盘点与核对，主要是对货币资金、存货等流动性较大的财产进行清查。

局部清查的范围小、内容少、时间短，涉及人员也少，但专业性较强，一般在以下情况进行：

 

 

2、按清查时间分类

按清查时间分类，财产清查可以分为定期清查和不定期清查。

（1）定期清查是按照预先计划安排的时间对财产物资所进行的清查。定期清查的范围根据实际情况和管理的需要，一般在年末、季末或月末结账前进行，它可以是局部清查，也可以是全面清查。定期清查的目的主要是核实企业财产物资实存数与账存数是否相符，以保证会计信息的真实性、可靠性。

（2）不定期清查也称临时清查，是事先并未规定具体清查的时间，而是根据实际需要所进行的临时性清查。不定期清查一般是局部清查，目的在于查明情况，分清责任。比如在自然灾害发生后的财产清查；在更换出纳员时对现金、银行存款所进行的清查；在更换仓库保管员时，对其所保管的财产进行的清查；根据上级要求进行的清产核资工作等等。

3、按清查的执行单位分类

按照财产清查的执行单位，财产清查可以分为内部清查和外部清查。

（1）内部清查

内部清查是由企业自行组织清查工作小组所进行的财产清查。财产清查多数属于内部清查。

（2）外部清查

外部清查是由有关部门根据国家的规定对本单位所进行的财产清查。如注册会计师对企业验资、查账，审计、司法机关对企业检查、监督中所进行的清查工作等。

（二）库存资金的清查

库存现金的清查主要是通过实地盘点法确定企业库存现金的实存数，然后与现金日记账的账面余额进行核对，以便查明账实是否相符及长款或短款情况。

1、现金盘点

对库存现金进行盘点时，出纳人员必须在场，如发现现金盘亏或盘盈时，应与出纳人员当场核实。清查时，还应注意企业有无违反现金管理制度的现象，如用不具有法律效力的借条、收据等抵充库存现金。

盘点结束后，应根据盘点结果，编制“现金盘点报告表”，并由盘点人、监盘人与出纳共同签章。

 

2、现金清查的账务处理

根据《小企业会计准则》的规定，每日终了结算现金收支、财产清查等发现的有待查明原因的现金短缺或溢余，应通过“待处理财产损溢”科目核算：

（1）如为现金短缺，应按照实际短缺的金额

借：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢

贷：库存现金

按照管理权限经批准后处理时

 

借：其他应收款（按照可收回的保险赔偿或过失人赔偿）

    营业外支出（按借方差额）

    贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢（按现金短缺的金额）

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〔例5－1〕某日，企业在进行现金清查时，发现库存现金较账面余额少了800元。经批准后，其中300元系出纳人员张三工作失误造成，应由其赔偿，其余500元计入营业外支出。根据上述经济业务，企业应作如下账务处理：

（1）盘亏时

借：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢           800

    贷：库存现金                                      800

（2）批准处理时

借：其他应收款――张三                              300

营业外支出                                      500

贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢           800

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（2）如为现金溢余，按照实际溢余的金额

借：库存现金

贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢

按照管理权限经批准后处理时，应按实际溢余的金额

借：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢

    贷：营业外收入

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〔例5－2〕某日，企业在进行现金清查时，发现库存现金较账面余额多出800元。经批准后列入营业外收入。根据上述经济业务，企业应作如下账务处理：

（1）盘盈时

借：库存现金                                      800

    贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢           800

（2）批准处理时

借：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢      800

贷：营业外收入                                  800

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（三）银行存款的清查

银行存款的清查与库存现金的清查方法不一样，它主要是采用与银行核对账目的方法来进行的，即将从银行转来的对账单和企业的银行存款日记账逐笔进行核对，以查明账实是否相符的情况。

在实际工作中，企业应先检查本企业银行存款日记账的正确性和完整性，然后将银行存款日记账上的每笔业务与银行对账单逐笔核对。若发现错误，属于企业的，企业应立即改正；属于银行方面的错误，就应该通知银行改正。

当双方都没有错误，则可能是未达账项引起的。所谓未达账项，是指企业与银行之间，由于入账时间的不一致，造成一方已经入账，而另一方尚未入账的款项。在实务中，“未达账项”是常有的，也是正常的。

未达账项
 
序号
 存在情况
 影响结果
 
①
 银行已收款入账，而企业尚未收款入账，如采用委托收款方式，银行已收到货款登记入账，而企业尚未收到有关凭证
 企业银行存款日记账余额小于对账单余额
 
②
 银行已付款入账，而企业尚未付款入账，如银行已从企业存款账户扣除借款利息登记入账，而企业尚未接到付息通知
 企业银行存款日记账余额大于对账单余额
 
③
 企业已收款入账，而银行尚未收款入账，如企业送存银行的转账支票，银行尚未收妥入账
 企业银行存款日记账余额大于对账单余额
 
④
 企业已付款入账，而企业尚未付款入账，如企业开出支票，已作为本单位银行存款的减少登记入账，持票人尚未到银行兑取
 企业银行存款日记账余额小于对账单余额
 

若出现上述的任意一种情况，都会使企业的银行存款日记账的余额与银行对账单的余额不相一致。因此，在清查银行存款时，应编制“银行存款余额调节表”，以查明企业的银行存款日记账的余额是否正确，同时也能消除未达账项的影响。

通过调整核对，如果发现双方账面余额仍不相符，则可能是一方或双方账簿记录有误，应进一步查明原因，并加以处理。

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 【例5－3】2013年3月31日，某企业银行存款日记账余额为500 000元，银行对账单余额为495 000元，经逐笔核对，发现未达账项如下：

（1）企业销售产品，收到转账支票8 000元，送存银行，银行尚未收到款项；

（2）企业开出转账支票支付水电费2 000元，持票人未到银行兑取；

（3）银行收到企业委托代收的某公司购货款2 000元，企业未收到收款通知。

（4）银行已扣掉企业应付的借款利息1 000元，企业尚未收到付息通知。

可见，该企业期末有4笔未达账项：

第1笔：企业收到转账支票增加了企业银行存款日记账金额，而银行尚未收到款项，未记入对账单金额，该笔款项属于企业已收、银行未收。

第2笔：企业开出转账支票，即已减少银行存款日记账金额，由于持票人尚未兑取，银行并未减少此笔款项，该笔款项属于企业已付、银行未付。

第3笔：银行收到企业委托收取的款项，即已增加银行对账单余额，而企业因尚未收到收账通知并未入账，该笔款项属于银行已收、企业未收。

第4笔：银行扣掉企业应付的借款利息，即已减少银行对账单存款余额，而企业尚未收到付息通知并未入账，该笔款项属于银行已付、企业未付。

根据上述资料编制的“银行存款余额调节表”如表5－2所示。  

银行存款余额调节表

2013年 3月31日                             单位：元

项目
 金额
 项目
 金额
 
银行存款日记账余额
 500 000
 银行对账单余额
 495 000
 
加：银行已收，企业未收
 2 000
 加：企业已收，银行未收
 8 000
 
减：银行已付，企业未付
 1 000
 减：企业已付，银行未付
 2 000
 
调节后余额
 501 000
 调节后余额
 501 000
 

表5－2

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需要指出的是，编制银行存款余额调节表的目的，只是为了检查账簿记录的正确性。银行存款余额调节表并不能作为调整账面记录的依据，各个未达账项必须在收到有关结算凭证后，才能登记入账；对于长期闲置的未达账项，则应及时查明原因，然后进行处理。

（四）往来款项的清查

各种结算往来款项的清查，通常采用与对方核对账目的方法，即“函证核对法”，通过函证同对方单位核对账目。

往来款项主要包括各种应收账款、应付账款、预收账款、预付账款、其他应收款和其他应付款。在清查往来款项时，首先应检查本企业的各项结算往来款项是否登记入账，是否正确完整，然后根据有关明细分类账的记录，按单位编制“往来款项对账单”，通过电函、信函或派人送交等方式，请对方予以核对。

“往来款项对账单”一般一式两联，一份由对方保存，另一份作为回单联，由对方对账并将对账结果注明后盖章退回，表示已核对；如果发现数额不符，则在回单联上注明不符情况，或另抄一份对账单退回，以便进一步清查。

 

清查单位应根据对方退回的对账单回单编制“往来款项清查结果报告单。

 

（五）实物清查

实物清查是指对固定资产、原材料、在产品、库存商品、半成品等具有实物形态的各种财产物资的清查和核对。

1、实物清查

对于各种实物的清查，不仅要从数量上还要从质量上进行清查。由于各种实物的形态、体积重量、存放方式等的不同，它们的清查方法也不一样。

实务中，对于实物数量的清查，通常采用的是实地盘点和技术推算两种。其中，实地盘点法是指通过实地逐一点数或者计量器确定其实存数量，如用秤计量库存了多少吨钢材，逐台清点车床等；技术推算盘点法是利用技术方法推算确定实存数量，如量方计尺等对财产物资的实存数进行推算。

对于盘点的结果，应及时将各项财产物资的数量和质量逐一如实地记录在“盘存单”上，并由参加盘点的人员和实物保管人员同时签章生效。“盘存单”是记录盘点结果的证明，也是反映财产物资实存数量的原始凭证。盘存单内的实物编号、名称、计量单位，应与账面记录相一致。对于盘点中发现的问题，应及时在“盘存单”中的备注栏加以说明。

盘存单一式三份，主要是一份由清点人员留存备查，一份交实物保管人员保存，一份交财会部门以便对账。 

 

盘点结束后，就是对“盘存单”中所记录的实存数额与账面结存余额的核对工作，从而确定实存数与账存数存在的差异，并作为调整账簿记录的原始凭证。

 

2、实物清查的账务处理

（1）盘盈

企业盘盈的存货，应当按照同类或类似存货的市场价格或评估价值作为其实际成本

借：原材料或库存商品等

    贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢

按照管理权限经批准后处理时

借：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢

    贷：营业外收入

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【例5－4】某企业在盘点中，盘盈材料一批，其市场价格为10 000元。根据上述经济业务，企业应作如下账务处理：

（1）盘盈时

借：原材料                                          10 000

    贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢           10 000

（2）经批准处理时

借：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢           10 000

    贷：营业外收入                                    10 000

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盘盈的固定资产，按照同类或类似固定资产的市场价格或评估价值扣除按照该项固定资产新旧程度估计的折旧后的余额作为其成本

借：固定资产

    贷：待处理财产损溢――待处理非流动资产损溢

按照管理权限经批准后处理时

借：待处理财产损溢――待处理非流动资产损溢

    贷：营业外收入

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【例5－5】年末，企业进行盘点，发现没有入账的九成新设备－台，其市场价格为20 000元。根据上述经济业务，企业应作如下账务处理：

（1）盘盈时

该固定资产入账价值＝20 000×90％＝18 000（元）

借:固定资产                                    18 000

       贷：待处理财产损溢――待处理非流动资产损溢     18 000

（2）经批准处理时

借：待处理财产损溢――待处理非流动资产损溢     18 000

   贷：营业外收入                                 18 000

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（2）存货盘亏

企业盘亏或毁损的存货，按照其账面价值

借：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢

    贷：原材料或库存商品等

按照管理权限经批准后处理时

借：原材料等（按照残料价值）

    其他应收款（按照可收回的保险赔偿或过失人赔偿）

    营业外支出（按借方差额）

    贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢（按盘亏存货的价值）

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【例5－6】某企业在盘点中，发现毁损产品一批，其账面余额为5 000元。后经查明是由于仓库管理员的过失造成的，按规定应由其赔偿3 000元，残料已经办理入库手续，价值500元，其余经批准计入营业外支出。根据上述经济业务，企业应作如下账务处理：

（1）发现毁损时

借：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢            5 000

    贷：原材料                                        5 000

（2）经批准处理时

借：原材料                                            500

    其他应收款                                      3 000

    营业外支出                                      1 500

    贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢             5 000

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盘亏的固定资产

借：累计折旧（按照已计提的累计折旧）

    待处理财产损溢――待处理非流动资产损溢

    贷：固定资产

按照管理权限经批准后处理时

借：原材料等（按照残料价值）

    其他应收款（按照可收回的保险赔偿或过失人赔偿）

    营业外支出（按借方差额）

    贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢（按盘亏固定资产的价值）

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【例5－15】甲企业在财产清查中发现盘亏机器设备－台。该设备原价50 000元，已提折旧30 000元。根据上述经济业务，甲企业应作如下账务处理：

（1）盘亏时

借：累计折旧                                30 000

    待处理财产损溢――待处理非流动资产损溢  20 000

    贷：固定资产                               50 000

（2）经批准处理时

借：营业外支出                                 20 000

    贷：待处理财产损溢――待处理非流动资产损溢    20 000

 

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