如何设置与登记账簿

本篇文章由会计继续教育网整理推荐:希望大家能够喜欢！

如何设置与登记账簿

如何设置与登记账簿
 

认识账簿
通过填制和审核会计凭证，大量的经济业务信息被转化为会计信息记录在记账凭证上。但是，这些记录在会计凭证上的信息还是十分分散的，还不足以把会计主体在某一时期内发生的经济业务全面地、连续地、分类地反映出来。

为了把分散在会计凭证中的大量会计资料加以集中归类反映，为经营管理提供系统、完整的会计核算资料，并为编制会计报表提供依据，就必须设置和登记账簿。设置和登记账簿是会计核算的专门方法之一。

一、什么是账簿

会计账簿，简称“账簿”，是由具有一定格式的账页组成，以会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿册。

 

需要指出的是，账簿与账户有着十分密切的联系。账户是根据会计科目开设的，账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户就无法存在。然而，账簿只是一个外在形式，账户才是它的真实内容。账簿序时、分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的。因此也可以说，账簿是由若干账页组成的一个整体，而开设于账页上的账户则是这个整体中的个别部分，所以，账簿与账户的关系，是形式与内容的关系。

二、账簿的分类

由于各企业的经济业务繁简不同，经济管理的要求不同，所设置账簿的种类也不同。为了更好地了解、掌握和运用各种账簿，有必要对账簿进行分类。

 

 

按其用途不同，账簿可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。账簿的用途是指账簿用来登记什么经济业务，以及具体的登记方法。

（1）序时账簿

序时账簿，又称为“日记账”，它是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。

序时账簿按其记录的内容不同，可以分为普通日记账和特种日记账。普通日记账，也叫“通用日记账”、“分录日记账”，是用来记录全部业务的日记账；特种日记账，是专门用来记录某一类型经济业务的日记账，如记录现金收付业务及其结存情况的现金日记账，记录银行存款收付业务及其结存情况的银行存款日记账。

实务中，我国大多数企业一般只设置现金日记账和银行存款日记账两种特种日记账，而不设置普通日记账和其他特种日记账。

 

图4－1 现金日记账与银行存款日记账

（2）分类账簿

分类账簿，也称“分类账”，是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿按其反映的经济内容详细程度的不同，又分为总分类账簿和明细分类账簿。

①总分类账簿简称“总账”，是按总分类科目（一级科目）开设的，总括反映和监督各项资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等核算资料的账簿。

②明细分类账簿也称“明细账”，是按某个总账科目所属的明细分类科目（二级科目）开设的，用来提供各会计要素详细核算资料的账簿。

明细账是对总账的补充和进一步说明，并受总账的统驭和控制；总账某个项目的总额应与其有关的明细账的金额之和相等。

 

图4－2 分类账簿

（3）备查账簿

备查账簿，又称“辅助账簿”，简称“备查簿”，是对某些在日记账和分类账中都不予记录或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。

设置和登记备查账簿的目的，是在正式账簿之外，提供某些必要的、有用的参考资料或补充信息。例如，“租入固定资产备查簿”用来登记那些以经营租赁方式租入、不属于本企业资产、不能记入本企业固定资产账户的机器设备等；“应收票据备查簿”用来登记本企业已经贴现的应收票据，由于存在或有债务（即尚存在着票据付款人到期不能支付票据款项而使本企业产生连带责任的可能性），而这些应收票据已经不能在企业的序时账簿或分类账簿中反映，所以要登记备查。

 

 

按外表形式的不同，账簿可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三种。账簿的外表形式是指构成账簿的账页是固定装订成册还是采用散页（即不加以固定）的方式。

（1）订本式账簿

订本式账簿简称“订本账”，是在启用前就已将账页装订在一起，并已对账页进行了连续编号的账簿。实务中，总账、现金日记账和银行存款日记账一般都采用订本账。

 

图4－3 订本式账簿

订本账的优点是账页数量及位置固定，能避免账页散失和防止随意抽换账页，因此更能够保证账簿记录的真实性。

订本账的缺点是由于账页页数固定，不能准确地为各账户预留账页，如果预留太多，会造成浪费；预留太少，又会影响连续记录，而且同一本账簿只能由一人登记，不便于分工。

（2）活页式账簿

活页式账簿简称“活页账”，是在账簿登记完毕之前并不固定装订成册，而是装在活页账夹中，可根据实际需要随时增减账页的账簿。当账簿登记完毕之后（通常是一个会计年度结束之后），才将账页予以装订，加具封面，并给各账页连续编号。活页账簿主要适用于各种明细分类账。

活页账的优点是便于分工记账，可以根据经济业务实际需要随时增减账页，使用比较灵活；缺点是如果管理不善，账页容易散失或被抽换。因此在使用活页账时，也要按规定顺序编号，并定期装订成册或封扎保管，以防止舞弊的产生。

 

图4－4 活页式账簿

（3）卡片式账簿

卡片式账簿又称“卡片账”，指将账页所需格式印刷在硬卡上，对每一张卡片进行编号，装在卡片箱内的一种账簿。卡片账的使用灵活，可根据需要随时抽换和增添卡片，跨年度也可以使用。

卡片账实际上也是一种活页账，只不过它不是装在活页账夹中，而是装在卡片箱内。它灵活方便，可以使记录的内容详细具体，可以跨年度使用而无须更换账页，也便于分类汇总和根据经营管理上的需要转移卡片。但是，这种账簿的账页容易散失或被抽换，因此在使用卡片账时，应在卡片上进行连续编号，并加盖有关人员的印章；卡片箱应该由专人负责保管，以保证安全。

在我国，企业一般只对固定资产的核算采用卡片账形式，因为固定资产在长期使用中其实物形态不变，又可能经常转移使用部门，设置卡片账便于随同实物转移。有些企业在材料和低值易耗品的核算中也使用卡片账。

 

图4－5卡片账

 

 

按所使用的账页格式不同，账簿可以分三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿三种。

（1）三栏式账簿

三栏式账簿，是设有借方、贷方和余额三个基本栏目，分别用于反映某项资金的增加、减少和结余情况的账簿。

三栏式账簿适用于只需要进行金额核算的经济业务。现金和银行存款日记账、总账以及资本、债权、债务明细账都可以采用三栏式账簿。

 

表4－1 三栏式账簿

（2）多栏式账簿

多栏式账簿，是指在账簿的两个基本栏目（借方和贷方），按需要分别设置若干专栏的账簿，如多栏式日记账、多栏式明细账。

多栏式账簿有若干金额栏，主要用于需进行分项目反映的经济业务，以更加详细具体地记载某一小类经济业务的活动情况。收入、费用明细账一般采用这种形式的账簿。

 

表4－2 多栏式账簿

（3）数量金额式账簿

数量金额式账簿，是指在借方、贷方和余额三个栏目中，都分别设置数量、单价和金额三个小栏目的账簿。

数量金额式账簿主要适用于既需要进行金额核算又需要进行数量核算的经济业务。材料、库存商品等明细账一般采用数量金额式账簿。

 

表4－3 数量金额式账簿

三、账簿的基本内容

在符合国家统一会计制度规定的基础上，企业可以根据自身经济业务的需要设置相应的会计账簿。因此，在实际工作中，账簿的格式是多种多样的。但无论采用何种格式，账簿都应包括封面、扉页、账页三个部分。

 

账簿的封面主要标明账簿的名称（如总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等）和记账单位名称等内容。

 

图4－6 账簿封面

 

账簿扉页主要包括“账簿启用及交接表”和“账簿目录”两部分。

（1）“账簿启用及交接表” 填列单位名称和账簿名称、账簿启用日期、页数、册次、账簿经管人员、接交记录等。

 

图4－7 账簿启用及交接表

（2）“账簿目录”是由记账人员在账簿中开设账页户头后，按顺序登记每个账户的名称和页数，以便于查阅账簿中所登记的内容。如果是活页账簿，由于在账簿启用时无法确定页数，可先将账户名称填写好，待年终装订归档时，再填写页数。

“账簿目录”主要存在于总分类账和明细分类账，现金日记账和银行存款日记账由于记录内容单一，一般没有“账簿目录”。

 

图4－8 账簿目录

 

账页是账簿的主要内容。因反映经济业务内容的不同，账页可有不同的格式，但一般应包括以下几项内容：

（1）账户名称（或称总账科目、明细科目等）；

（2）登记日期栏；

（3）凭证种类和号数栏；

（4）摘要栏（记录经济业务内容的简要说明）；

（5）金额栏（记录经济业务的增减变动及结余情况）；

（6）总页次和分页次。

 

图4－9 账页的基本内容

如何设置账簿
根据规定，新创立的企业及其他经济单位，应依法建账，并启用账簿；持续经营的单位，在每个新的会计年度开始时，除固定资产明细账等少数明细分类账簿和备查账簿可以连续使用旧账外，其他的分类账簿和日记账均要在新年度开始时启用新账，不能跨年度使用。

一、设置账簿的原则

各个企业的具体情况不同，账簿设置的方法也不尽一致。总体而言，账簿的设置应符合以下原则：

设置账簿的原则
 
（1）合法性
 企业必须按照《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定设置会计账簿，包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿等，不允许不建账、不允许在法定的会计账簿之外另外建账。
 
（2）统一性
 企业应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置账簿，所设账簿应能连续、系统、全面地反映经济活动情况，满足各方面了解企业财务状况和经营成果的需要，满足经济单位内部加强经济管理的需要，为编制会计报表提供资料。
 
（3）科学性
 账簿体系要科学严密、层次分明。账簿之间要互相衔接、互相补充、互相制约，能清晰地反映账户的对应关系，以便能提供完整、系统的资料。
 
（4）实用性
 账簿的设置要根据经济单位规模的大小、经济业务的繁简、会计人员的多少等因素，从加强管理的实际需要和具体条件出发，既要防止账簿重叠，也要防止过于简化。一般来讲，业务复杂、规模大、会计人员多、分工较细的单位，账簿设置可以细一点；而业务简单、规模小、会计人员少的单位，账簿设置则应简化一点。
 

表4－4

二、启用账簿的要求

设置好账簿后，必须按照一定的规则启用账簿，以保证账簿记录的合法性和会计资料的完整性，明确会计人员的经济责任。

（1）在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。

（2）填写账簿扉页上的“账簿启用及交接表”中关于账簿启用的记录内容，写明单位名称和账簿名称、账簿册数和页数、账簿启用日期、账簿经管人员等，并加盖公章。账簿经管人员（包括单位主管、财务主管、复核和记账人员）均应载明姓名并加盖印章。

（3）启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。

（4）启用活页式账簿，应按账户顺序编号，并定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页数，同时另加目录，记明每个账户的名称和页次。对活页账页平时应注意妥善保管，可用活动的装订器具保存。

（5）对于总账和明细账，一般情况下是无需一个科目设置一本账本的，可以将账本分页使用。在启用账簿时，会计人员应为每一个账户预留一定的页数，同时将每一个账户用口取纸分开，并在口取纸上写明每一种业务的会计科目名称，以便在登记时能够及时找到应登记的账页。假如某一本总账账本从第1页到第10页登记现金账户，就应在目录中写清楚“现金1～10”，并且在总账账页的第1页贴上写有“现金”的口取纸；第11页到20页登记银行存款账户，就应在目录中写清楚“银行存款11～12”，并且在总账账页的第11页贴上写有“银行存款”的口取纸，依此类推。此外，为了登记账簿的方便，在分页使用账簿时，在口取纸选择上也可以用不同颜色将不同账户区分开，以便于登记。

（6）账簿交接时，原经管人员和新接办人员应按规定办理交接手续，并填写账簿交接表，接办人员应签字盖章。

如何登记账簿
登记账簿是会计核算的一项重要基础工作和中心环节，账簿登记是否正确、完整，关系到企业整个会计核算的质量。

一、账簿登记的规则

为了保证账簿记录的真实、可靠、正确、完整，满足成本计算和编制会计报表的要求，会计人员在记账时，应当遵循《会计基础工作规范》和相关会计法规、制度对登记账簿的相关要求和具体规则。

 

《会计基础工作规范》规定：“会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。”这就要求记账人员在登记会计账簿之前，首先应当审核记账凭证的合法性、完整性和真实性。

 

登记会计账簿时，必须将会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账簿内，并做到内容完整、数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

 

在将某一张记账凭证上的业务登记入账后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号（如“√”），表示已经记账，以免发生漏记或重记。

 

图4－10

 

账簿的文字、数字书写应端正、标准、清晰，上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。这样一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正，同时也方便查账工作。

 

图4－11

 

 

登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不能使用铅笔或圆珠笔（银行的复写账簿除外）书写。红色数字在会计核算中代表着负数，或是对蓝色、黑色数字的冲减。但是，下列情况可以用红色墨水记账：

 

 

登记账簿时，应按账簿的页次顺序进行连续登记，不得跳行、隔页，也不得在行上或行下任意填写。如果发生跳行、隔页，应该将空行空页画红色对角线注销，或注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。

 

图4－12

 

图4－13

 

 

凡需要结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”等栏内写明“借”或“贷”等字样。没有余额的账户，应在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“”（在０中间划一线）表示；现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

 

图4－14

 

每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在本页的摘要栏内注明“过次页”字样，在次页的摘要栏内注明“承前页”字样。也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额，也不需要结计本年累计发生的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

 

图4－15

 

账簿记录发生错误时，不得刮、擦、挖补，随意涂改或用退色药水更改字迹，不准重新抄写，应根据错误的情况，按规定的方法进行更正。

二、如何登记日记账

为了能够清晰地反映现金和银行存款的发生或完成情况，每一个企业都要设置现金日记账和银行存款日记账，用以逐日核算和监督现金和银行存款的收入、付出和结存情况。

注意：现金和银行存款是流动性最强的资产，为了维护企业货币资金资产的安全与完整，现金日记账和银行存款日记账一律采用订本式账簿，不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。

 

现金和银行存款日记账的账页格式一般为三栏式，即在金额栏设置借方栏、贷方栏和余额栏三个基本栏目，分别反映现金的收入、支出和结余情况。为了清晰地反映现金和银行存款收付业务的具体内容，在“摘要”栏后，还可以专设“对方科目”栏，登记对方科目名称。

 

现金日记账通常由出纳人员根据与现金收付款有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记。

 

登记现金日记账要做到日清月结，即每日业务终了，必须结出当天余额，并与库存现金实存数相核对；每月业务终了，要结出月末余额，并与现金总账的月末余额相核对。

 

表4－5

 

 

银行存款日记账，应按各种存款分别设置，其格式与现金日记账基本相同。由于银行存款的收付都是根据特定的银行结算凭证进行的，因此有些版本的银行存款日记账，会在“对方科目”与“收入”金额栏之间（或其他适当位置）增加“结算凭证”一栏，用于标明每笔业务的结算凭证及编号。结算凭证种类应根据银行存款收付款凭证所附的银行结算凭证登记，并可以简写为“现支”（现金支票）、“转支”（转账支票）、“信汇”（信汇凭证）、“现存”（现金存款单）、“进账单”（转账存款的进账单）和“委收”（委托银行收款）等。结算凭证号数，可根据银行结算凭证的编号登记。

银行存款日记账的登记方法与现金日记账基本相同，它是由出纳人员根据与银行收付款有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记。值得注意的是，如果采用的是专用记账凭证，对于现金存入银行的业务，由于只填制现金付款凭证，不填制银行存款收款凭证，因而银行存款的收入数应根据现金付款凭证登记。

登记银行存款日记账时，也应做“日清月结”，以便于检查监督各项收支款项，并便于定期同银行对账单逐笔核对。

 

表4－6

三、如何登记总账

总账是根据国家统一会计制度规定的一级会计科目（亦称总账科目）开设的账簿，用来分类登记企业的全部经济业务，是编制会计报表的直接依据。

 

（1）为了全面地、总括地反映经济活动和财务收支情况，并为编制会计报表提供资料，每一个企业都要设置相应的总账账簿。

（2）企业应根据自身行业特点和经济业务的内容建立总账，但是所设置的总账科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称一致。

（3）总账一般采用订本式账簿，因此在设置总账时应事先根据各账户发生业务的多少预留若干账页。实行会计电算化的企业，用计算机打印的总账必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人、会计机构负责人、会计主管人员签字或盖章，以防失散。但科目汇总表总账可以是活页式。

（4）总账的格式有三栏式、多栏式（日记总账）、棋盘式和科目汇总表总账等。企业可以依据本企业的实际情况和账务处理程序的需要自行选择总账的格式。在我国，较为普通采用的是三栏式总账格式，即在账页中设置有借方、贷方和余额三个金额栏。此外，为了更直接地从总账账户中了解经济业务的来龙去脉，还可以设置反映对方科目的三栏式总账，也就是在摘要栏与金额栏之间设置一个“对方科目”栏，或者在“借方”金额栏和“贷方”金额栏中分别设置对方科目栏。

 

总账的登记方法根据采用的账务处理程序的不同而有所不同，一般登记方法如下：

（1）采用记账凭证账务处理程序的，应根据记账凭证和本单位业务量的多少每天或隔一段时间登记一次。

（2）采用科目汇总表账务处理程序的，应根据定期汇总的科目汇总表随时登记。

（3）采用汇总记账凭证账务处理程序的，应根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证的合计数，月终一次登记总账。

（4）月终，在登记完全部经济业务后，应结出各账户本期借方发生额、贷方发生额和期末余额。

 

表4－7

四、如何登记明细账

明细账是根据总账科目所属的明细科目设置的账簿，它是总账的明细记录，对总账起到补充说明的作用。

 

（1）为了满足经营管理的需要，在设置总账的基础上，每一个企业还应按照总账科目开设相应的明细账，这样既能根据总账了解某一科目的总括情况，又能根据明细账进一步了解该科目的具体和详细情况。实务中，现金、银行存款账户由于已经设置了日记账，不必再设明细账（其日记账实质上也是一种明细账）；除此之外，企业通常应设置材料、商品、债权及债务、固定资产、收入、费用开支以及其他各种必要的明细分类账。

（2）明细科目的名称应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。会计制度对有些明细科目的名称做出了明确规定，有些只规定了设置的方法和原则。对于有明确规定的，企业在建账时应按照会计制度的规定设置明细科目的名称；对于没有明确规定的，建账时应按照会计制度规定的方法和原则，以及企业管理的需要设置明细科目。

（3）明细账一般采用活页式账簿，以便于账页的重新排列和记账人员的分工。比较重要的明细账也可以采用订本式账簿，固定资产明细账可以采用卡片式账簿。由于活页式账簿的账页容易散失和被随意抽换，因此，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管。

（4）明细账的账页格式可以为三栏式、数量金额式和多栏式等，企业应根据各项财产物资管理的需要选择相应的明细账格式。

 

登记明细账时，可以根据管理的实际需要，依据记账凭证逐日逐笔或定期汇总登记。其中，固定资产、债权、债务等明细账通常应根据审核无误的记账凭证，按经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记；库存商品、材料、产成品等实物资产收发明细账以及收入、费用明细账既可以逐笔登记，也可以定期汇总登记。各种明细分类账在每次登记完毕后，都应结算出余额。

注意：登记明细账的摘要栏时，不一定完全按照记账凭证的摘要照抄。因为某些内容在明细账上设有专栏，如材料明细账上已经列有材料品名、规格、数量、单价等事项专栏，应收款及应付款明细账上列有明细账户即供应单位或购货单位的名称，因而在明细账的摘要栏就可省略以上内容。但必须强调，明细账上的摘要与记账凭证摘要的内容实质上要保持一致。

 

（1）三栏式明细账

三栏式明细账的格式与三栏式总账相同，即账页只设“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏，不设数量栏。三栏式明细账主要运用于只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的资本、债权、债务等账户，如“应收账款”、“应付账款”、“应交税金”等往来结算账户，以及“待摊费用”、“预提费用”等账户。

 

表4－8

（2）数量金额式明细账

数量金额式明细账的账页，分别设有收入（借方）、发出（贷方）和结余的数量栏和金额栏。这种格式适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的各种财产物资账户，如“材料”、“库存商品”、“低值易耗品”等。

 

表4－9

（3）多栏式明细账

多栏式明细账与三栏式明细账、数量金额式明细账不同，它不是按照有关的明细科目分设账页，而是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页内按有关明细项目分设若干专栏，用以在同一张账页上集中反映各有关明细项目的详细资料。这种格式适用于费用、成本和收入、利润等科目的明细分类核算。

实务中，根据各个明细账户登记的经济业务的不同，多栏式明细账又可分为借方多栏式、贷方多栏式、借贷方多栏式三种。

①借方多栏式明细账

借方多栏式明细账是在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏，并直接在借方栏再按明细项目分设若干专栏，或者对借方栏再单独开设借方金额分析栏并在栏内按照明细项目分设若干专栏。

它适用于借方需设置多个明细项目的成本、费用类账户的明细分类核算。如“物资采购”、“生产成本”、“管理费用”等明细账。比如，“管理费用”明细账在借方设多个明细项目，根据企业经常发生的费用确定费用名称，分别在各借方金额分析栏目内填列出来，如差旅费、办公费、工资及福利费等。

注意：由于借方多栏式明细账的各明细项目只设置借方专栏，而未设置贷方专栏。如果这些明细项目的贷方有发生额，则必须用红字登记在明细项目借方专栏中，以表示对该项目金额的冲销或转出。

 

【例4－1】1月31日，企业将生产甲产品所领用的剩余材料6 000元退回仓库。其会计分录为：

借：材料                                6 000

   贷：生产成本――甲产品                     6 000

根据这笔会计分录，在登记“生产成本”借方多栏式明细账时，应该用红字在借方（“材料”栏）用红字登记6 000 ，表示抵减已领用的材料金额。

 

表4－10

 

②贷方多栏式明细账

贷方多栏式明细账是在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏，并直接在贷方栏再按明细项目分设若干专栏，或者对贷方栏再单独开设贷方金额分析栏并在栏内按照明细项目分设若干专栏。它适用于贷方需设多个明细项目的收入、资本类账户的明细分类核算，如“主营业务收入”、“营业外收入” 等明细账。

注意：由于贷方多栏式明细账的各明细项目只设置贷方专栏，而未设置借方专栏。如果这些明细项目的借方有发生额，则必须用红字登记在明细项目贷方专栏中，以表示对该项目金额的冲销或转出。

 

【例4－2】1月29日，企业本月初销售的一批甲产品由于质量不合格被退回，该批产品原售价100 000元，增值税销项税额17 000元，已经用银行存款退回货款。其会计分录为：

借：主营业务收入                       100 000

    应交税金――应交增值税（销项税额）  17 000

    贷：银行存款                               117 000

根据这笔会计分录，在登记“主营业务收入”贷方多栏式明细账时，则应该用红字在贷方“销售甲产品”栏中登记100 000 ，表示抵减销售收入数。

 

表4－11

③借方贷方多栏式明细账

借方贷方多栏式明细账是在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏，并同时在借方和贷方栏内再按明细项目分设若干专栏。

它适用于借、贷方均需要设置多个不同栏目进行登记的账户，如“本年利润”、“应交税金—应交增值税”等明细账。比如，“本年利润”明细账在借方、贷方均设多个明细项目，根据企业经常发生的收入和费用确定贷方和借方的项目名称，借方可设置“主营业务成本”、“营业税金及附加”、“管理费用”、“销售费用”等明细项目，贷方可设置“主营业务收入”、“其他业务收入”、“营业外收入”等明细项目。

 

表4－12

五、总账与明细账的平行登记

总账与明细账的平行登记，是指对所发生的每一笔经济业务，都要根据相同的会计凭证，一方面要在有关的总分类账户中进行总括登记，另一方面要在所属的有关明细分类账户中进行明细登记。.

 

【例4－3】企业2013年1月份“原材料”总账月初余额为300 000元，其所属的A材料明细账月初余额为100 000元（数量1 000千克，单价100元），乙材料明细账月初余额为200 000元（数量1 000千克，单价200元）。

1月3日，企业购入A材料3 000千克，每千克单价100元；购入B材料2 000千克，每千克单价200元；货款已用银行存款支付，材料已验收入库。根据这一经济业务，编制会计分录如下：

    借：原材料――A材料              300 000

              ――B材料              400 000

      贷：银行存款                        700 000

    对于这笔会计分录，应根据总账与明细账平行登记的规则，分别登记“原材料”总账和“A材料”明细账以及“B材料”明细账（假设凭证号数为11）。

 

表4－13

 

表4－14

 

 

表4－15

 

事实上，由于总账与其所属明细账之间的联系，它们在金额上必然存在着以下关系：

 

利用总账与其所属明细账之间这种金额相等的关系，可以核对总账和明细账的登记是否正确。如有不等，则表明记账出现差错，就应该检查，予以更正。实务中，总账与明细账的核对通常是通过编制“总账与明细账账户发生额及余额对照表”进行的。

总账与明细账账户发生额及余额对照表

账户名称
 期初余额
 本期发生额
 期末余额
 
借方
 贷方
 借方
 贷方
 借方
 贷方
 
××明细账
 
 
 
 
 
 
 
××明细账
 
 
 
 
 
 
 
××明细账
 
 
 
 
 
 
 
××总账
 
 
 
 
 
 
 

表4－16

 

如何更正错账
在填制会计凭证或登记账簿时，发生一些错误总是难免的。在发现错账时，应根据规定的方法进行更正，不得随意涂改、挖补。

更正错账的方法包括三种，划线更正法、红字更正法和补充登记法。

（一）划线更正法

划线更正法，又称红线更正法，是指将原错误记录用红线划销，并在其上方进行更正的方法。

1、适用范围：在结账之前，如果发现账簿记录有错误，而其所依据的记账凭证没有错误，即纯属登账时文字或数字上的错误，如记错金额、入错账户或登错记账方向等，可以采用划线更正法。

2、更正方法：先在错误的文字或数字上划一条红线（注意被划销的部分应可辨认以便审查），表示错误内容已被注销，然后将正确的文字或数字写在被注销的文字上端空白处，并由记账人员在更正处签章，以明确负责。

3、注意事项：在划线时，如果是文字错误，可以只划掉错误部分，不必将其他文字也划去；如果是数字错误，应将全部数字划掉，不得只划错误数字，并应保持划掉的字迹仍能辨认出来。例如，将136.70元误记为316.70元，采用划线更正法时，应将“316.70”全部划销，然后在其上方记录“136.70”，而不能只将其中的“31”改为“13”。

 

（二）红字更正法

红字更正，又称红字冲销。在会计核算中，红字表示对原有记录的冲销，它是指用红字冲销或冲减原有的错误记录以调整记账错误的一种方法。

红字更正法主要适用于以下两种情况：

1、记账之后，发现原记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误，如会计科目名称错误、借贷金额错误或科目、金额同时错误等，并且已按错误的会计凭证登录账簿，从而造成账簿记录错误的，可以采用红字更正法。

更正方法是：首先用红字填制一张内容与原记账凭证（即发现有错误的那张记账凭证）完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某年某月某日某号凭证”字样，以冲销原错误记录；然后再用蓝字重新填写一张正确的记账凭证，注明“订正某年某月某日某号凭证”，并据以登记入账。这样就可以把原来的差错更正过来。

―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

 

【例4－4】某企业以现金支付招待费3 800元。在填制记账凭证时，误记入“银行存款”科目，并已登记入账：

借：管理费用    　　　　　　3 800

贷：银行存款　　          3 800

当发现记账错误时，先用红字编制一张与该错误记账凭证完全相同的记账凭证，并登记入账，以冲销原错误记录。

借：管理费用    　　　　　　3 800

贷：银行存款　　          3 800

（方框表示红字）

然后，用蓝字填制一张正确的记账凭证，并登记入账。

借：管理费用    　　　　　　3 800

贷：库存现金     　　          3 800

―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

2、记账之后，如果发现原来记账凭证中应借、应贷科目、记账方向都没有错误，只是所记金额大于应记的正确金额，这时也可以用红字更正法。

更正方法是：将多记的金额，即正确金额与错误金额之间的差额，用红字填制一张与原错误凭证的记账方向、会计科目完全相同的记账凭证，并据以用红字登记入账。

―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

【例4－5】某企业用银行存款归还前欠货款17 000元。在填制记账凭证时，误将金额写成117 000元，并已登记入账，即编制的会计分录为：

借：应付账款　　　　   117 000

贷：银行存款　　　      117 000

更正时，将多记金额100 000元，用红字金额填制如下记账凭证，并登记入账，以冲销多计金额。

借：应付账款　　　　　   100 000

贷：银行存款　　　　      100 000

（注：方框表示红字）

―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

（三）补充登记法

补充登记法又称补充更正法。在记账以后，发现记账凭证填写的金额小于实际金额时，可以采用补充登记法进行更正。

更正时，可将少记的金额用蓝字填制一张与原记账凭证的记账方向、会计科目相同的记账凭证，在摘要栏注明“补充×月×日×号凭证少记金额”，并据以登记入账。

―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

【例4－6】企业本月计提生产车间固定资产折旧费50 000元。在填制记账凭证时，误将金额写成5 000元，并已登记入账。即原会计分录为:

借：制造费用                5 000

贷：累计折旧                5 000

当发现上述错账时，可将少记的45 000元再编制一张记账凭证，并据以登记入账，以补足少计金额。

借：制造费用        45 000

贷：累计折旧        45 000

―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

如何更换和保管账簿
账簿是企业重要的档案。企业在一个新的会计年度开始的时候都要更换使用新的会计账簿，同时对旧账簿加以妥善保管。

（一）账簿的更换

一般来说，现金日记账、银行存款日记账、总分类账、明细分类账每年都要更换一次，但固定资产明细账或固定资产卡片可以延续使用，不必每年更换。

在启用新账的时候，可以直接将各旧账的年末余额结转至新账簿相对应的账户中，不必填制记账凭证，也不必将本年有余额的账户调整为零。同时，在新账第一行的“摘要”栏中注明“上年余额”，并将余额款过入“余额”栏中。上年度是借方余额，结转至本年度仍然为借方余额；上年度是贷方余额，结转至本年度仍然为贷方余额。

（二）账簿的保管

年末，在将所有的旧账、活页账对账完毕，并将所有的活页账装订完毕、加上封面、并由主管人员签字盖章之后，要及时地将所有的订本账及活页账交由档案人员造册归档。归档时，应编制“会计账簿归档登记表”，以明确责任。

会计账薄应有一定的保管期限。一般日记账15年，现金和银行存款日记账25年，明细账和总账15年，固定资本卡片在固定资产清理报废后保存5年，辅助账簿15年，涉外和重大事项会计账簿为永久保管。

此文章是由会计继续教育网(www.kjzjxjy.com)收集和整理，部分文章来自互联网，如不慎侵犯贵方版权，请与我们联系QQ 见网站底部，我们将及时处理！—— 转载请注明文章来源及原始链接，谢谢合作！

• TAG：如何设置与登记账簿